Kebijakan Privasi Gladys menjelaskan bagaimana data pribadi Anda dikumpulkan, digunakan, diungkapkan, dan dilindungi — dengan mengacu pada UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
1. Pendahuluan & Komitmen Kami
Gladys (“Gladys”, “Layanan”, “kami”) adalah layanan pendamping belajar berbasis kecerdasan buatan untuk pelajar, yang dapat diakses melalui gladys.id, ngobrol.gladys.id, serta subdomain dan aplikasi resmi lainnya. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, menyimpan, dan melindungi data pribadi Anda.
Kami memperlakukan privasi Anda sebagai amanah. Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”), Undang-Undang tentang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya, dan Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Dengan mendaftar, mengakses, atau menggunakan Layanan, Anda menyatakan telah membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini. Bagi pengguna yang berusia di bawah 18 tahun, persetujuan atas pemrosesan data diberikan oleh orang tua atau wali sebagaimana diuraikan pada bagian tentang Data Anak.
2. Identitas & Kontak Pengendali Data Pribadi
Untuk data yang diproses melalui Layanan, Gladys bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi. Untuk akun sekolah yang berlangganan, sekolah dapat bertindak sebagai Pengendali atas data siswanya dan Gladys sebagai Prosesor Data Pribadi yang memproses data atas nama dan sesuai instruksi sekolah, berdasarkan perjanjian kerja sama.
Anda dapat menghubungi kami atau petugas yang menjalankan fungsi pelindungan data pribadi melalui:
3. Definisi Penting
- Data Pribadi — data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi, baik sendiri maupun digabung dengan informasi lain.
- Data Pribadi yang Bersifat Spesifik — mencakup, antara lain, data anak, data kesehatan dan kondisi psikologis, serta data keuangan; diperlakukan dengan perlindungan lebih ketat.
- Pengendali Data Pribadi — pihak yang menentukan tujuan dan mengendalikan pemrosesan data pribadi.
- Prosesor Data Pribadi — pihak yang memproses data pribadi atas nama Pengendali.
- Subjek Data Pribadi — orang perseorangan yang datanya diproses; dalam hal ini, Anda.
- Anak — setiap orang yang belum berusia 18 (delapan belas) tahun.
4. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan
Kami mengumpulkan data yang Anda berikan langsung, data yang timbul dari penggunaan Layanan, dan data teknis. Secara garis besar:
- Data identitas & akun: nama, alamat surel, nomor telepon, kata sandi (disimpan dalam bentuk ter-hash — bukan teks asli), asal sekolah, jenjang/kelas, dan — untuk akun sekolah — pengenal seperti NISN/NPSN.
- Konten yang Anda buat: isi percakapan dengan Gladys, pertanyaan, lampiran gambar atau PDF yang Anda unggah, jawaban serta hasil try-out, dan umpan balik/saran.
- Data kesejahteraan (mode Sahabat AI): ungkapan suasana hati atau tekanan psikologis yang Anda sampaikan. Ini tergolong Data Pribadi yang bersifat spesifik dan diperlakukan dengan perlindungan ekstra.
- Data teknis: alamat IP, jenis dan versi peramban, sistem operasi, jenis perangkat, serta catatan (log) aktivitas Layanan.
- Data transaksi: catatan langganan dan pembayaran. Data kartu atau rekening diproses langsung oleh penyedia pembayaran; kami tidak menyimpan nomor kartu Anda.
5. Data Anak & Persetujuan Orang Tua/Wali
Layanan ditujukan terutama untuk pelajar SMA/sederajat, yang sebagian besar berusia di bawah 18 tahun. Sesuai Pasal 25 UU PDP, pemrosesan data pribadi anak dilakukan dengan persetujuan orang tua atau wali dan secara khusus untuk kepentingan terbaik anak.
- Saat pendaftaran, kami meminta pernyataan bahwa penggunaan telah diketahui dan disetujui oleh orang tua/wali.
- Untuk akun sekolah, sekolah memfasilitasi dan menjamin adanya persetujuan orang tua/wali atas keikutsertaan siswa.
- Orang tua/wali dapat memantau dan menggunakan haknya, termasuk melalui portal orang tua di ayah.gladys.id apabila tersedia.
Jika Anda orang tua/wali dan meyakini seorang anak memberikan data tanpa persetujuan yang semestinya, hubungi kami agar data dapat ditinjau atau dihapus.
6. Tujuan & Dasar Hukum Pemrosesan
Kami hanya memproses data pribadi berdasarkan dasar pemrosesan yang sah sebagaimana diatur dalam Pasal 20 UU PDP, antara lain persetujuan, pelaksanaan perjanjian, pemenuhan kewajiban hukum, dan kepentingan yang sah. Tujuan pemrosesan meliputi:
- Menyediakan, mengelola, dan mengamankan Layanan serta akun Anda (pelaksanaan perjanjian).
- Mempersonalisasi pembelajaran, rekomendasi jurusan/karier, dan pengalaman Anda (persetujuan/pelaksanaan perjanjian).
- Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, penipuan, dan pelanggaran (kepentingan yang sah).
- Memenuhi kewajiban hukum dan menanggapi permintaan otoritas yang berwenang (kewajiban hukum).
- Menganalisis penggunaan secara agregat untuk meningkatkan mutu dan kinerja Layanan (kepentingan yang sah/persetujuan).
7. Kecerdasan Buatan & Pemrosesan Otomatis
Inti Layanan adalah model kecerdasan buatan. Percakapan Anda diproses secara otomatis untuk mengenali kebutuhan Anda dan menyusun jawaban, termasuk mencari materi rujukan yang relevan (retrieval) agar jawaban lebih tepat.
Sebagian pemrosesan melibatkan penyedia model AI pihak ketiga (misalnya untuk pemahaman teks dan untuk membaca gambar/PDF). Konten yang relevan dikirim kepada penyedia tersebut semata-mata untuk menghasilkan jawaban Anda, dan dapat melibatkan transfer data ke luar wilayah Indonesia (lihat bagian Transfer Data).
Kami tidak menggunakan pemrosesan otomatis untuk membuat keputusan yang menimbulkan akibat hukum atau berdampak signifikan terhadap Anda tanpa keterlibatan atau peninjauan manusia. Rekomendasi jurusan, karier, dan analisis belajar bersifat membantu, bukan penentu — keputusan akhir tetap di tangan Anda bersama orang tua, guru, atau konselor.
8. Analitik untuk Kebijakan Pendidikan
Sebagai bagian dari kontribusi pada perbaikan mutu pendidikan nasional, data penggunaan secara agregat serta pola pertanyaan pelajar dapat dianalisis untuk keperluan kebijakan pendidikan, termasuk yang berkaitan dengan kementerian yang membidangi pendidikan. Sedapat mungkin data ini dihilangkan identitasnya (de-identifikasi/agregasi) sehingga tidak mengidentifikasi individu tertentu.
9. Cookie & Penyimpanan Lokal
Kami menggunakan cookie dan penyimpanan lokal (localStorage) seperlunya untuk menjaga sesi login, menjalankan fungsi dasar Layanan, dan mendukung mode aplikasi (Progressive Web App). Kami tidak menggunakan cookie iklan pihak ketiga untuk melacak Anda lintas situs. Anda dapat mengatur atau menghapus cookie melalui peramban, dengan konsekuensi sebagian fungsi mungkin tidak berjalan optimal.
10. Pengungkapan & Prosesor Data Pihak Ketiga
Kami tidak menjual dan tidak menyewakan data pribadi Anda. Kami dapat membagikan data secara terbatas kepada prosesor tepercaya yang membantu mengoperasikan Layanan, dengan kewajiban menjaga kerahasiaan dan keamanan, antara lain:
- Penyedia infrastruktur, hosting, dan basis data.
- Penyedia model kecerdasan buatan (untuk menghasilkan jawaban).
- Penyedia jaringan pengiriman konten dan keamanan (mis. Cloudflare).
- Penyedia gerbang pembayaran (untuk memproses langganan).
- Penyedia layanan surel dan pesan.
Untuk akun sekolah, guru BK hanya menerima sinyal kesejahteraan yang bersifat agregat/anonim dan laporan akademik siswanya — bukan isi percakapan pribadi siswa. Kami dapat mengungkapkan data bila diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau untuk melindungi keselamatan seseorang.
11. Transfer Data ke Luar Negeri
Sebagian penyedia yang kami gunakan berada atau memproses data di luar wilayah Indonesia. Sesuai Pasal 56 UU PDP, transfer semacam itu kami lakukan dengan memastikan negara/pihak tujuan memiliki tingkat pelindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi, atau dengan menempuh dasar sah lain seperti persetujuan Anda atau pengaman kontraktual yang memadai.
12. Penyimpanan & Retensi Data
Data pribadi disimpan selama akun Anda aktif dan sepanjang diperlukan untuk memenuhi tujuan yang diuraikan dalam Kebijakan ini atau untuk memenuhi kewajiban hukum. Ketika akun dihapus, kami akan menghapus atau menganonimkan data Anda dalam jangka waktu yang wajar, kecuali terdapat kewajiban penyimpanan menurut peraturan perundang-undangan.
13. Keamanan Data
Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data pribadi, termasuk enkripsi saat transit (HTTPS), penyimpanan kata sandi dalam bentuk ter-hash dengan algoritma modern, kontrol akses, isolasi data antar-sekolah, serta peninjauan keamanan berkala. Meski demikian, tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya kebal.
Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi yang berdampak pada Anda, kami akan menyampaikan pemberitahuan kepada Anda dan kepada otoritas yang berwenang dalam waktu paling lambat 3×24 jam sesuai Pasal 46 UU PDP.
14. Hak Anda sebagai Subjek Data Pribadi
Sesuai Pasal 5 sampai Pasal 13 UU PDP, Anda memiliki hak-hak berikut:
- Memperoleh informasi yang jelas tentang identitas, dasar, tujuan, dan cara pemrosesan data Anda.
- Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda.
- Memperbarui atau memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
- Menghapus data pribadi Anda (hak untuk dilupakan) sesuai ketentuan yang berlaku.
- Menarik kembali persetujuan atas pemrosesan yang didasarkan pada persetujuan.
- Mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu, termasuk pengambilan keputusan yang semata-mata otomatis.
- Membatasi dan/atau menunda pemrosesan data pribadi Anda.
- Memperoleh dan/atau memindahkan data pribadi Anda kepada pengendali lain (portabilitas), sepanjang sistemnya kompatibel.
- Menuntut dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda.
Untuk menggunakan hak-hak tersebut, hubungi kami melalui kanal pada bagian Hubungi Kami. Kami akan menanggapi dalam jangka waktu yang wajar dan dapat meminta verifikasi identitas demi keamanan Anda.
15. Perubahan Kebijakan Privasi
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan yang bersifat material akan diberitahukan melalui Layanan atau kanal resmi kami. Tanggal “Terakhir diperbarui” pada bagian atas halaman menunjukkan versi yang berlaku. Kami menyarankan Anda meninjau kebijakan ini secara berkala.
16. Hukum yang Berlaku
Kebijakan Privasi ini diatur oleh dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Indonesia, khususnya UU PDP beserta peraturan pelaksananya.
17. Hubungi Kami
Untuk pertanyaan, permohonan penggunaan hak, atau keluhan terkait data pribadi, silakan hubungi:
Kami berupaya menanggapi setiap permintaan yang berkaitan dengan data pribadi dengan sebaik-baiknya dan secepat mungkin.
